Beneficios de trabajar en una oficina sin papeles

• Aumento de la productividad: la localización y búsqueda de los documentos es más rápida y precisa. El usuario trabaja directamente con el documento en pantalla, eliminado así los tiempos de localización, recuperación, rearchivo y sus costos asociados. Además, al facilitar el procesamiento paralelo de la información contenida en los documentos, el usuario no debe esperar a que otra persona termine con ellos para consultarlos.

• Mejor aprovechamiento de los espacios: el espacio necesario para el almacenamiento de documentos físicos se reduce drásticamente. Aquellos originales en papel menos consultados pueden escanearse y enviarse en custodia a una empresa especializada (un CD-ROM puede almacenar unas 15.000 páginas escaneadas). Como consecuencia de estos cambios organizativos, la “oficina sin papel” se presenta como una solución eficaz en la que se puede ahorrar hasta un 20% de la superficie.

• Mejor aprovechamiento de la jornada laboral: un empleado tarda un promedio de cuatro horas semanales buscando información perdida y quince minutos diarios en acomodar su área. Una oficina ordenada y sin papeles permite encontrar la información que se necesita en el momento en que se necesita.

• Mejor acceso a la información: una oficina ordenada disminuye las posibilidades de que se pierdan documentos. Además, se puede controlar el acceso al archivo por niveles de seguridad preestablecidos.

• Mejor calidad del servicio ofrecido: se puede responder en el acto a las demandas de documentos por parte de los clientes (internos y externos), pudiendo enviarse una copia de los mismos inmediatamente, o brindando acceso remoto al sistema. • Preservación de los documentos originales: se eliminan los riesgos de deterioro de los documentos producido por el uso.

• Disminución de los gastos de impresión y de papel: los recursos dedicados a la compra de papel, tóner e impresoras aumentan cada año y pueden ser destinados a otras áreas.

• Reducción del impacto medioambiental: cada persona del Primer Mundo emplea un árbol al año en el consumo de papel. En las últimas siete décadas, Argentina perdió el 70 % de sus bosques nativos por la tala indiscriminada de árboles. Según Greenpeace, se pierden 250 mil hectáreas de bosques al año.